Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten NCR-Automaatio käsittelee henkilötietoja ja asiakkaan syöttämää dataa. Käsittely tapahtuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Verneri Marjala / NCR-Automaatio
Sähköposti: verneri.marjala@ncrautomaatio.fi
Laskutus hoidetaan UKKO.fi-laskutuspalvelun kautta (kevytyrittäjyys). Vastaan henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjänä tässä selosteessa kuvatulla tavalla.
Kaikissa tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
Käsittelen henkilötietoja ja asiakkaan syöttämää dataa seuraaviin tarkoituksiin:
Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR art. 6):
Dataa ei käytetä profilointiin, markkinointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon.
Asiakkaan syöttämä lomakedata: poikkeaman kuvaus ja luokka, päivämäärät, raporttinumerot, raportoijan ja vastuuhenkilön nimi, yrityksen tiedot sekä muut asiakkaan vapaaehtoisesti syöttämät tiedot.
Asiakkuuteen liittyvät tiedot: yhteyshenkilön nimi ja sähköposti, yrityksen tiedot, laskutustiedot ja asiakasviestintä.
Asiakas vastaa siitä, mitä tietoja lomakkeelle syöttää. Suosittelen, ettei lomakkeelle syötetä arkaluonteisia henkilötietoja (GDPR art. 9) tai tietoja, joita raportin tuottaminen ei edellytä.
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Ulkopuolisia tietolähteitä ei käytetä.
Palvelun tuottaminen edellyttää teknisten alihankkijoiden käyttöä. Data kulkee automaattisesti seuraavan prosessiketjun läpi:
| Vaihe | Palvelu | Tehtävä | Datan sijainti |
|---|---|---|---|
| 1 | Tally (Tally BV, Belgia) | Lomakedatan keräys | EU |
| 2 | Make.com (Celonis) | Prosessin ohjaus | EU |
| 3 | PDFMonkey | PDF-generointi | EU (AWS Pariisi) |
| 4 | Louhi Networks Oy | Sähköpostin toimitus | Suomi (EU) |
Jokaisen käsittelijän kanssa on voimassa henkilötietojen käsittelysopimus (DPA), joka velvoittaa käsittelemään tietoja vain ohjeideni mukaisesti ja huolehtimaan tietoturvasta.
En myy, vuokraa enkä luovuta asiakkaan dataa kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutetaan viranomaisille ainoastaan lain niin edellyttäessä.
Kaikki nykyiset palvelun toteuttamiseen käytettävät henkilötietojen käsittelijät sijaitsevat ja käsittelevät tietoja EU:n ja ETA:n alueella. Mikäli tietoja jatkossa siirrettäisiin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto toteutettaisiin aina tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja asianmukaisia suojakeinoja käyttäen — ensisijaisesti Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden (SCC) mukaisesti tai muuta lainsäädännön sallimaa mekanismia, kuten komission riittävyyspäätöstä, käyttäen. Huolehdin siitä, että tällaiset suojakeinot ovat voimassa ennen mahdollista tietojen siirtoa.
Säilytän henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin laki edellyttää. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisella tavalla.
Säilytysajat määräytyvät käyttötarkoituksen mukaan. Palvelun toteuttamiseen liittyvää dataa säilytetään vain palvelun tuottamiseen tarvittavan ajan. Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään lainsäädännön (kuten kirjanpitolain) edellyttämän ajan. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen.
Valmis poikkeamaraportti toimitetaan asiakkaan sähköpostiin, minkä jälkeen asiakas vastaa sen säilyttämisestä ja arkistoinnista omien tarpeidensa mukaisesti.
Käsittelen henkilötietoja huolellisesti ja suojaan ne asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu, käytetyt palvelut on suojattu salasanoin ja mahdollisuuksien mukaan kaksivaiheisella tunnistautumisella, ja tiedonsiirto palveluiden välillä tapahtuu salatun yhteyden (TLS/HTTPS) yli. Käytän vakiintuneita ja tietoturvallisiksi tunnettuja palveluntarjoajia, ja arvioin tietoturvaa osana palvelun ylläpitoa.
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Näihin kuuluvat muun muassa oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin, oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen sekä oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen siltä osin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.
Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen verneri.marjala@ncrautomaatio.fi. Käsittelen pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä lainsäädännön edellyttämässä määräajassa. Voin tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Mikäli katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole asianmukaista, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
Voin päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuilla.