Tietoturva
Laatudatanne on teidän, ja se pysyy teidän
Poikkeamaraportit, reklamaatiot ja muutosloki ovat yrityksen luottamuksellisinta tietoa. Tällä sivulla kerrotaan selkokielellä, miten ne on suojattu. Tarkat tiedot jokaisesta alihankkijasta ovat tietosuojaselosteessa.
Missä tiedot ovat
Raporttien sisältö, valokuvat ja muut liitteet sekä muutosloki tallennetaan EU-alueelle (tietokanta Frankfurtissa). Sovellus itse ajetaan Frankfurtissa, mutta sen ajoympäristön tarjoaja on yhdysvaltalainen. Kirjautuminen, palvelun lähettämät sähköpostit ja tekoälypyynnöt käsitellään Yhdysvalloissa, ja salatut varmuuskopiot säilytetään siellä, koska näille osille ei ole EU:ssa toimivaa vaihtoehtoa nykyisillä toimittajilla.
- Jokainen alihankkija, sijainti ja siirtoperuste on lueteltu tietosuojaselosteessa
- Käsittelysopimus (DPA) on luettavissa ennen käyttöönottoa
Kuka tiedot näkee
Jokainen haku ja tiedostolataus rajataan yritykseen. Toisen yrityksen käyttäjä ei näe raporttejanne, ei vahingossa eikä yrittämällä, ja tämä tarkistetaan automaattisella testillä jokaisen päivityksen yhteydessä ja viikoittain.
- Pääkäyttäjä hyväksyy ja sulkee raportit, jäsenet kirjaavat
- Työturvallisuusraporttien terveystiedot, liitteet ja PDF:t näkyvät vain pääkäyttäjille
- Rajattu kohta kerrotaan käyttöliittymässä, eikä sitä vain piiloteta
Muutosloki
Jokainen raportin luonti, hyväksyntä, muutos ja sulkeminen kirjataan: kuka, milloin, mikä muuttui ja millä perusteella. Tekijä tulee kirjautumisesta, ei lomakkeelta, joten sitä ei voi kirjoittaa toisen nimiin.
- Tietokanta estää lokirivin muokkaamisen jälkikäteen
- Tekijän nimi säilyy lokissa, vaikka hänen tunnuksensa myöhemmin poistettaisiin
- Terveystiedoista kirjataan vain, että ne muuttuivat, ei niiden sisältöä
Varmuuskopiot
Koko tietokanta ja kaikki liitetiedostot varmuuskopioidaan automaattisesti kerran vuorokaudessa. Kopio salataan ennen tallennusta, eikä sen avaava avain ole koskaan tallennuspalvelun puolella.
- Varmuuskopiot säilyvät enintään 90 vuorokautta
- Palautukseen on valmis, dokumentoitu työkalu
Valokuvat ja liitteet
Puhelimella otetussa kuvassa on usein kuvauspaikan GPS-sijainti. Se ja muut kuvan metatiedot poistetaan ennen tallennusta, koska raportin PDF voi päätyä auditoijalle tai vakuutusyhtiölle.
- Tiedoston tyyppi tarkistetaan sen sisällöstä, ei nimestä
- Vain kuvat (JPEG, PNG, WebP, GIF) ja PDF-tiedostot hyväksytään
- Liite näytetään vasta, kun katsojan oikeus on tarkistettu
Tekoäly
Tekoälylle lähetetään tietoa vain, kun käyttäjä itse pyytää ehdotusta, ja vain ne kentät, jotka on lueteltu tietosuojaselosteessa. Tekoälyn tekstit ovat aina ehdotuksia, jotka ihminen tarkistaa.
- Nimiä, liitteitä, terveystietoja tai yrityksen tunnistetietoja ei lähetetä koskaan
- Henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot poistetaan tekstistä ennen lähetystä
- Toimittaja (Anthropic) poistaa syötteet 30 vuorokaudessa eikä käytä niitä mallien kouluttamiseen
Yhteys ja selain
Yhteys palveluun on aina salattu (HTTPS). Selain saa ajaa vain palvelun omaa koodia, mikä torjuu tavallisimmat verkkosivuihin kohdistuvat hyökkäykset.
- Sisäänkirjautuminen vaaditaan kaikkeen yrityksen dataan
Tiedot ulos ja poisto
Tietonne ovat teidän. Pääkäyttäjä voi milloin tahansa ladata kaikki yrityksen tiedot yhtenä tiedostona tai poistaa koko työtilan pysyvästi.
- Tietoja ei poisteta automaattisella aikataululla: ISO-auditoinnit vaativat raportteja vuosien ajalta
Asiakirjat
Kaikki kolme ovat luettavissa ennen käyttöönottoa. Tietoturvaan liittyvät kysymykset voi lähettää suoraan sähköpostilla.
verneri.marjala@ncrautomaatio.fiKokeilkaa 30 päivää omassa yrityksessänne
Ei korttia, ei asennusta, ei myyntipuhelua. Täysi versio koko tiimille.